Was ist dieser Leitfaden?
Dieser Guide erklärt HR-Entscheidern und Geschäftsführern, wie sie psychische Belastungen im Unternehmen rechtssicher messen (GBU Psyche), mit KI-gestützten Tools gezielt reduzieren und durch systemisches Coaching nachhaltig verankern. Er basiert auf aktuellen Studiendaten und mentalports Erfahrung aus der Praxis.
Für wen: HR, BGM, Geschäftsführung, Betriebsrat, Führungskräfte.
Kernerkenntnis: Psychische Erkrankungen verursachen in Deutschland volkswirtschaftliche Kosten von über 20 Milliarden Euro jährlich - und nur 28% der Unternehmen führen die gesetzlich verpflichtende GBU Psyche korrekt durch.
Psychische Erkrankungen sind längst kein Randthema mehr. Laut DAK-Psychreport 2025 entfielen auf 100 Versicherte im Jahr 2024 342 Arbeitsunfähigkeitstage - ein historischer Höchststand. Depressionen allein verursachten 182,6 AU-Tage je 100 Versicherte. Der volkswirtschaftliche Schaden durch psychisch bedingte Produktionsausfälle wird von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin auf über 20 Milliarden Euro jährlich beziffert - Tendenz steigend.
Die TK-Daten für 2024 zeigen: Arbeitnehmer fehlten durchschnittlich 19,1 Tage, davon 3,75 Tage psychisch bedingt. Rechnet man Präsentismus - also Arbeiten trotz psychischer Beeinträchtigung - hinzu, verschiebt sich der wirtschaftliche Schaden erheblich nach oben.
Was steckt hinter diesem Anstieg? Der DGUV Barometer Arbeitswelt 2025 zeigt: 51% der Beschäftigten berichten von höherem Zeitdruck, 43% von einem gereizteres Betriebsklima, 29% von sinkender Fehlerkultur. Fachkräftemangel (59%), steigende Betriebskosten und Leistungsdruck sind die Haupttreiber.
Gleichzeitig klafft eine dramatische Wahrnehmungslücke: 90% der Beschäftigten erwarten, dass ihr Arbeitgeber sich um mentale Gesundheit kümmert - aber weniger als die Hälfte hat den Eindruck, dass das tatsächlich passiert.
📌 Lesetipp aus dem mentalport Blog:
Aus Sicht der Beschäftigten wächst psychische Belastung vor allem durch:
Hinzu kommen strukturelle Faktoren wie unklare Kommunikation, fehlende Wertschätzung, mangelnde Autonomie und - besonders im Remote/Hybrid-Kontext - Isolation. Branchen wie Gesundheitswesen, Pflege und öffentliche Verwaltung verzeichnen die höchsten Ausfallquoten (bis zu 476 AU-Tage je 100 Versicherte im Gesundheitswesen).
📌 Lesetipp aus dem mentalport Blog:
Definition: Psychische Belastung bezeichnet laut DIN EN ISO 10075-1 die Gesamtheit aller erfassbaren Einflüsse, die von außen auf den Menschen zukommen und psychisch auf ihn einwirken. Sie ist wertneutral - d. h. Belastung kann sowohl förderlich als auch schädigend sein, je nach Intensität, Dauer und individueller Bewältigungsfähigkeit. Erst die Beanspruchung - also die Reaktion des Individuums - entscheidet über negative Auswirkungen wie Stress, Burnout oder Erkrankung.
Die Antwort ist eindeutig und lässt keinen Interpretationsspielraum: Seit der Novellierung des Arbeitsschutzgesetzes im Jahr 2013 sind Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet, psychische Belastungen systematisch in die Gefährdungsbeurteilung aufzunehmen. § 5 ArbSchG schreibt vor, dass alle Gefährdungen am Arbeitsplatz zu ermitteln sind - und psychische Belastungen zählen explizit dazu. Was viele Unternehmen nicht wissen: Diese Pflicht gilt ohne jede Ausnahme. Es gibt keine Mindestmitarbeiterzahl, keine branchenspezifische Befreiung und keinen Bestandsschutz für Betriebe, die diese Analyse nie durchgeführt haben. Jedes Unternehmen mit mindestens einem Beschäftigten ist betroffen.
Grundlage ist das Zusammenspiel mehrerer Rechtsquellen: das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die Arbeitsstättenverordnung, das Betriebsverfassungsgesetz - und im öffentlichen Dienst das Personalvertretungsgesetz. Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Planung und Durchführung der GBU Psyche, muss also frühzeitig eingebunden werden. Das ist keine Formalität, sondern eine echte Mitgestaltungsmöglichkeit, die im Streitfall auch arbeitsgerichtlich durchgesetzt werden kann.
Was viele Geschäftsführer und HR-Verantwortliche überrascht: Die GBU Psyche ist keine einmalige Dokumentationspflicht, sondern ein fortlaufender Managementprozess. Maßnahmen müssen umgesetzt, ihre Wirksamkeit kontrolliert und das Verfahren bei wesentlichen Änderungen im Betrieb - etwa nach Umstrukturierungen, neuen Arbeitssystemen oder Personalveränderungen - wiederholt werden. Wer einmal eine GBU Psyche durchgeführt und dann nie wieder angefasst hat, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht vollständig.
Die Durchführung der psychischen Gefährdungsbeurteilung gliedert sich in sechs Phasen, die klar aufeinander aufbauen:
Schritt 1: Tätigkeiten und Arbeitsbereiche festlegen
Zunächst wird definiert, welche Arbeitsbereiche, Berufsgruppen oder Teams in die Analyse einbezogen werden. In größeren Unternehmen empfiehlt sich eine Clusterstrategie: Gruppen mit vergleichbaren Tätigkeitsprofilen werden zusammengefasst, um auswertbare Datenmengen zu erhalten. In kleinen Betrieben kann die gesamte Belegschaft gemeinsam analysiert werden.
Schritt 2: Psychische Belastungen ermitteln
Hier kommt die eigentliche Methodik ins Spiel. Unternehmen können auf drei Methoden zurückgreifen: Mitarbeiterbefragungen (schriftlich oder digital), Beobachtungsinterviews durch geschulte Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie moderierte Workshops. In der Praxis haben sich digitale Befragungstools etabliert, weil sie anonym, skalierbar und auswertbar sind. Wichtig ist, dass die eingesetzten Fragebögen wissenschaftlich validiert sind - das ist eine inhaltliche Anforderung, die von Behörden bei Kontrollen zunehmend geprüft wird.
Schritt 3: Belastungen beurteilen
Die ermittelten Belastungen werden hinsichtlich Intensität, Häufigkeit und möglicher Gesundheitsfolgen bewertet. Dabei unterscheidet man zwischen Belastungen, die im normalen Arbeitsrahmen liegen, und solchen, die akuten Handlungsbedarf auslösen. Diese Bewertung erfordert fachliche Kompetenz - entweder intern durch geschultes Personal oder extern durch Berater und digitale Auswertungssysteme.
Schritt 4: Maßnahmen ableiten und umsetzen
Aus der Beurteilung folgen konkrete Maßnahmen. Diese können auf drei Ebenen ansetzen: verhältnispräventiv (Arbeitsorganisation, Strukturen, Prozesse), verhaltenspräventiv (Coaching, Trainings, Selbsthilfetools) und kulturell (Führungsverhalten, Fehlerkultur, Kommunikation). Entscheidend ist, dass Maßnahmen nicht nur geplant, sondern mit klaren Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen versehen werden.
Schritt 5: Wirksamkeit kontrollieren
Dieser Schritt wird in der Praxis am häufigsten übersprungen - und ist gleichzeitig der wichtigste für nachhaltigen Erfolg. War die Maßnahme wirksam? Hat sich die Belastungssituation verbessert? Sind neue Problemfelder entstanden? Digitale Plattformen wie mentalport machen diese Kontrolle einfach: Durch wiederholte Assessments in definierten Abständen lassen sich Verläufe direkt im Dashboard vergleichen.
Schritt 6: Dokumentieren
Die gesamte Gefährdungsbeurteilung muss schriftlich dokumentiert werden - inklusive der ermittelten Belastungen, der Bewertung und der getroffenen Maßnahmen. Diese Dokumentation ist das zentrale Nachweisinstrument gegenüber der Gewerbeaufsicht und muss auf Verlangen vorgelegt werden können.
Hier klafft eine der größten Compliance-Lücken im deutschen Arbeitsschutz. Obwohl die gesetzliche Pflicht seit über zehn Jahren besteht, führen nur rund 28 Prozent der Unternehmen die psychische Gefährdungsbeurteilung korrekt durch. Bei Betrieben unter 50 Mitarbeitenden liegt die Quote noch niedriger. Die Gründe sind vielfältig: mangelndes Wissen über die konkreten Anforderungen, Unsicherheit darüber, welche Methoden anerkannt sind, fehlende personelle Ressourcen in HR und das verbreitete Missverständnis, dass gelegentliche Mitarbeitergespräche oder ein betriebliches Gesundheitsmanagement die GBU Psyche ersetzen.
Dieser Status quo hat konkrete Konsequenzen. Behörden wie die Gewerbeaufsichtsämter intensivieren ihre Prüfungen - besonders nach Vorfällen oder Beschwerden. Wer keine oder eine mangelhafte GBU-Psyche-Dokumentation vorweisen kann, muss mit Bußgeldern, Auflagen und im schlimmsten Fall mit haftungsrechtlichen Folgen rechnen. Hinzu kommt das stille Risiko: Unternehmen ohne systematische Erfassung psychischer Belastungen handeln oft jahrelang blind gegenüber einem wachsenden Problem - bis es sich in Fehlzeiten, Fluktuation und Produktivitätsverlust niederschlägt.
Definition: Die psychische Gefährdungsbeurteilung (GBU Psyche) ist ein gesetzlich vorgeschriebener Prozess nach § 5 ArbSchG, bei dem Arbeitgeber systematisch erfassen, welche psychischen Belastungen im Arbeitsalltag ihrer Mitarbeitenden auftreten, wie stark diese wirken und welche Maßnahmen zur Reduktion ergriffen werden müssen. Die GBU Psyche ist keine freiwillige Maßnahme, sondern rechtliche Pflicht - unabhängig von Branche, Betriebsgröße und Unternehmensform.
Psychische Belastung ist kein greifbares Phänomen wie Lärm oder Temperatur - sie lässt sich nicht mit einem Messgerät ablesen. Deshalb braucht es strukturierte, wissenschaftlich fundierte Verfahren, die subjektive Erfahrungen systematisch erfassen und in auswertbare Daten überführen. Die Auswahl der richtigen Methode ist dabei keine rein technische Entscheidung - sie hängt von Unternehmensgröße, Betriebskultur, verfügbaren Ressourcen und dem Ziel der Erhebung ab.
Grundsätzlich unterscheidet man drei anerkannte Methodengruppen:
Schriftliche oder digitale Mitarbeiterbefragungen
Das am häufigsten eingesetzte und praktikabelste Verfahren - besonders in mittleren und größeren Unternehmen. Mitarbeitende beantworten standardisierte Fragen zu Themen wie Zeitdruck, Handlungsspielraum, soziale Unterstützung durch Vorgesetzte oder Arbeitsunterbrechungen. Die Anonymität ist dabei entscheidend: Nur wenn Mitarbeitende darauf vertrauen, dass ihre Antworten nicht auf sie zurückgeführt werden können, liefern Befragungen valide Ergebnisse.
Die Qualität der Befragung hängt unmittelbar von der Qualität des Fragebogens ab. Wissenschaftlich validierte Instrumente - wie der COPSOQ (Copenhagen Psychosocial Questionnaire), das Kurzverfahren Psychische Belastung KPB oder der DGB-Index Gute Arbeit - sind behördlich anerkannt und decken alle relevanten Belastungsdimensionen systematisch ab. Eigenentwickelte Fragebögen ohne wissenschaftliche Grundlage werden von Gewerbeaufsichtsämtern kritisch gesehen.
Der größte Vorteil digitaler Befragungstools: Sie ermöglichen eine sofortige und automatisierte Auswertung, liefern Vergleichsdaten über Abteilungen und Zeiträume hinweg und reduzieren den administrativen Aufwand für HR auf ein Minimum. Mit mentalport ist der gesamte Befragungsprozess - Einladung, Durchführung, Auswertung, Reporting - in einer Plattform abgebildet.
Beobachtungsinterviews und Arbeitsanalysen
Dieser Ansatz setzt geschulte Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder externe Berater voraus, die Arbeitsplätze direkt beobachten und strukturierte Interviews mit Mitarbeitenden führen. Das Verfahren liefert tiefes, qualitatives Verständnis der tatsächlichen Arbeitssituation - Stressmuster, Kommunikationsprobleme, Führungsdefizite - die in standardisierten Fragebögen oft unsichtbar bleiben.
Der Nachteil ist klar: Beobachtungsinterviews sind zeitintensiv, nicht skalierbar und setzen in größeren Betrieben erhebliche personelle Ressourcen voraus. Sie eignen sich daher besonders als Ergänzung zu digitalen Befragungen - etwa um auffällige Bereiche aus dem Dashboard-Reporting tiefer zu verstehen.
Moderierte Workshops und Gruppenverfahren
In kleinen Teams oder als Folgemaßnahme nach einer Befragung können moderierte Workshops sinnvoll sein. Hier diskutieren Mitarbeitende gemeinsam mit einer geschulten Moderation ihre Belastungssituation, identifizieren Schwachstellen im Arbeitssystem und entwickeln Maßnahmenvorschläge. Diese Methode hat den Vorteil hoher Akzeptanz und unmittelbarer Handlungsorientierung - sie ist aber nur dann belastbar, wenn ein ausreichendes Maß an psychologischer Sicherheit im Team vorhanden ist.
Eine vollständige GBU Psyche deckt alle anerkannten Belastungsbereiche ab. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) definiert fünf Kernbereiche, die verpflichtend zu erfassen sind:
Arbeitsinhalt und -aufgaben: Wie komplex sind die Aufgaben? Gibt es ausreichend Abwechslung oder dominiert Monotonie? Haben Mitarbeitende Handlungsspielraum und Einfluss auf ihre Arbeit? Ist die Qualifikation passend zur Aufgabenanforderung?
Arbeitsorganisation: Wie sind Arbeitszeiten geregelt? Gibt es klare Pausen? Wie häufig kommt es zu Unterbrechungen, Störungen oder widersprüchlichen Anforderungen? Ist die Arbeitsintensität dauerhaft zu hoch?
Soziale Beziehungen: Wie ist das Verhältnis zu Vorgesetzten und Kolleginnen? Gibt es Anerkennung, konstruktives Feedback, ein offenes Klima? Wo entstehen Konflikte, und wie werden sie gelöst?
Arbeitsumgebung: Physische Faktoren wie Lärm, Beleuchtung, Ergonomie und Raumqualität sind zwar primär körperliche Belastungen, wirken aber direkt auf die psychische Verfassung - besonders in Großraumbüros oder unter starker Hitzebelastung.
Neue Arbeitsformen: Dieser Bereich gewinnt rasant an Bedeutung. Homeoffice, hybrides Arbeiten, ständige digitale Erreichbarkeit, der Umgang mit KI-Tools und Entgrenzung zwischen Berufs- und Privatleben sind vergleichsweise neue Belastungsfaktoren, die viele klassische Befragungsinstrumente noch nicht ausreichend abbilden. Mentalport hat seine Assessments explizit um diese Dimension erweitert.
Das ist ein häufiges Missverständnis in der Praxis: Die GBU Psyche wird einmalig durchgeführt, abgeheftet - und das war es. Dieses Vorgehen erfüllt weder die gesetzlichen Anforderungen noch führt es zu echtem Wandel.
Psychische Belastungen sind dynamisch. Sie verändern sich mit Umstrukturierungen, Führungswechseln, saisonalen Hochphasen oder veränderten Marktbedingungen. Eine Momentaufnahme aus dem Jahr 2022 sagt wenig über die Situation im Jahr 2026 aus. Professionelles Mental-Wellbeing-Management ist deshalb ein Kreislaufprozess: Messen, Verstehen, Intervenieren, Wirksamkeit kontrollieren, erneut messen.
mentalport unterstützt diesen Kreislauf mit einem modularen Ansatz: Die Plattform ermöglicht rollende Assessments in definierten Intervallen, zeigt im Dashboard Veränderungen gegenüber dem Vorquartal oder dem Vorjahr und macht damit sichtbar, ob ergriffene Maßnahmen tatsächlich wirken. Das ist nicht nur gut für die Mitarbeitenden - es ist auch das, was Gewerbeaufsichten und Betriebsräte bei einer Prüfung sehen wollen.
📌 Lesetipp aus dem mentalport Blog:
KI ermöglicht im Bereich Mental Health am Arbeitsplatz einen fundamentalen Paradigmenwechsel: von reaktiver Einzelfallbetreuung hin zu proaktiver, datengetriebener Prävention auf Organisationsebene.
Konkret bedeutet das:
📌 Lesetipp aus dem mentalport Blog:
Definition: KI-gestützte Prävention im betrieblichen Mental-Health-Kontext bezeichnet den Einsatz von Machine-Learning-Algorithmen und automatisierter Datenanalyse, um psychische Belastungsmuster in Organisationen frühzeitig zu erkennen, individuelle Interventionen zu personalisieren und HR-Entscheidern evidenzbasierte Handlungsempfehlungen zu liefern - noch bevor Ausfallereignisse eintreten. Sie ersetzt nicht menschliches Coaching, sondern skaliert es.
mentalport ist kein punktuelles Tool und kein klassisches EAP-Angebot. Es ist eine Infrastruktur für kontinuierliche People-Risk-Steuerung - aufgebaut als geschlossener Kreislauf aus Messen, Intervenieren und Verankern. Das Herzstück ist ein sogenannter Closed Loop: Assessments führen zu individualisierten Gesundheitsmaßnahmen, diese werden durch Pulse-Checks auf ihre Wirksamkeit geprüft, die Ergebnisse fließen zurück in die Steuerung. Kein Datenpunkt verpufft ungenutzt.
Die Plattform ist in drei klar trennbare Ebenen gegliedert, die ineinandergreifen:
Ebene 1: Compliance & Analyse - die Grundlage jeder rechtssicheren Steuerung
Kern dieser Ebene sind die Psychosocial Risk Assessments - wissenschaftlich fundierte, ISO-45003-konforme und nach § 5 ArbSchG rechtssichere Arbeitsplatz-Befragungen. Was mentalport von herkömmlichen GBU-Lösungen unterscheidet, ist die Rückläuferquote: Während klassische Befragungen im Schnitt eine Rücklaufquote von unter 26% erzielen - häufig wegen fehlender Anonymität oder zu hoher Hürden -, erreicht mentalport durchschnittlich über 85% Beteiligung. Der entscheidende Faktor: das Tool ist vollständig anonym, und das lässt sich belegen.
Die Ergebnisse werden nicht nur dargestellt, sondern interpretiert: mentalport führt automatisch eine Risikokartierung durch und leitet daraus individuelle Gesundheitsmaßnahmen ab. HR muss also nicht selbst auswerten und übersetzen - die Plattform übernimmt diesen Schritt und stellt Ergebnisse unmittelbar nach Abschluss der Befragung zur Verfügung.
Was das für den Aufwand bedeutet: Während klassische GBU-Prozesse im Schnitt mehr als 30 Stunden pro Woche für 100 Mitarbeitende beanspruchen, kommt mentalport auf unter 5 Minuten pro Woche - bei gleichzeitig höherer Rechtssicherheit und deutlich mehr Erkenntnistiefe.
Ebene 2: Support & Intervention - individuelle Maßnahmen, die im Alltag wirken
Direkt nach Abschluss der Befragung werden auf individueller Ebene Arbeitsschutzmaßnahmen freigeschaltet. Mitarbeitende erhalten über die mentalport Coaching-App Zugang zu 100% individualisierten, evidenzbasierten Maßnahmen - anonym, freiwillig und alltagstauglich. Die App ist auf iOS, Android, im Web sowie synchronisiert mit Microsoft Teams und Slack verfügbar. Eine optionale HRIS-Integration ist ebenfalls möglich.
Entscheidend ist das Prinzip der kontinuierlichen Mini-Check-ins: Mitarbeitende können - in kurzen, niedrigschwelligen Abständen - ihren aktuellen Zustand rückmelden. Diese Pulse-Checks liefern fortlaufend Wirksamkeitsdaten, die direkt in die nächste Steuerungsrunde einfließen. Es entsteht kein Vakuum zwischen Erstbefragung und Folgemaßnahme - der Unterstützungsprozess läuft nahtlos weiter.
Torsten Hoffmann, CEO der AGJF, beschreibt die Erfahrung so: „mentalport ist mit keiner früheren Lösung zur psychischen Gefährdungsbeurteilung vergleichbar. Der Prozess war wunderbar angeleitet, leicht und extrem mühelos. Dabei haben wir gute Erkenntnisse bekommen und das mit höchster Flexibilität, Wissenschaftlichkeit und Anonymität."
Ebene 3: Entscheidung & Verankerung - Daten werden zu strategischer Steuerungsgröße
Diese Ebene ist das, was mentalport von einem bloßen Befragungstool unterscheidet. HR und Geschäftsführung sehen im Dashboard Echtzeit-Ergebnisse, Trends und Handlungsempfehlungen - aggregiert, vollständig anonymisiert und DSGVO-konform. Die Plattform wandelt Signale in konkrete Risikoindikatoren um, liefert Ursachenkontext und priorisiert Handlungsfelder.
Darüber hinaus deckt diese Ebene auch ESG-Reporting-Anforderungen ab - ein wachsendes Thema für Unternehmen, die ihre Non-Financial-Berichtspflichten (CSRD) erfüllen müssen. Auch bestehende EAP-Angebote lassen sich zentral über das Dashboard steuern und in den Gesamtprozess integrieren, statt als Insellösung zu funktionieren.
In 6 Wochen zur rechtssicheren GBU Psyche - ohne Mehraufwand für das Management
Der Implementierungsprozess ist klar getaktet und vollständig begleitet:
Was das für den ROI bedeutet
Unternehmen, die mentalport einsetzen, erzielen laut Deloitte Mental Health Report einen ROI von bis zu 10 - jeder investierte Euro in individuelle mentale Gesundheitsförderung zahlt sich bis zu zehnfach aus.
Die Abstufung ist dabei aufschlussreich: Keine Maßnahmen erzielen keinen ROI. Alleinige GBU Psyche ohne Folgemaßnahmen bringt einen ROI von 4,7. Allgemeine Maßnahmen liegen bei 5,5. Individuelle, auf Basis von Daten ausgesteuerte Maßnahmen - wie sie mentalport ermöglicht - erreichen den Faktor 10.
Unternehmen, die Mental Wellbeing aktiv fördern, steigern ihre Produktivität um mindestens 12%, ihre Mitarbeiterbindung um das 2,5-fache und ihre Arbeitgeberattraktivität um 80% - belegt durch das McKinsey Health Institute. Die jährlichen Kosten psychischer Erkrankungen ohne Gegenmaßnahmen belaufen sich dagegen auf durchschnittlich 9.000 Euro pro Mitarbeitendem - und das ohne Burnout eingerechnet.
📌 Lesetipp aus dem mentalport Blog:
Technologie kann messen und skalieren - aber der Mensch braucht den Menschen. Systemisches Coaching ist der Ansatz, der beide Welten verbindet.
Definition: Systemisches Coaching ist ein lösungs- und ressourcenorientierter Beratungsansatz, der individuelle Anliegen immer im Kontext des umgebenden Systems (Team, Organisation, familiäres Umfeld) betrachtet. Im betrieblichen Mental-Health-Kontext hilft systemisches Coaching Mitarbeitenden und Führungskräften, eigene Ressourcen zu aktivieren, Rollenklarheit herzustellen und mit Belastungen wirksamer umzugehen - ohne pathologisierend zu wirken.
Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren externe Unterstützungsangebote eingeführt - Hotlines, Beratungsplattformen, Vermittlungsdienste - und trotzdem wenig verändert. Der Grund liegt nicht im fehlenden Willen, sondern in einem strukturellen Problem klassischer Ansätze: Sie setzen erst dann ein, wenn bereits etwas schiefgelaufen ist. Ein Mitarbeitender greift zur Hotline, wenn er sich bereits in einer Krise befindet. Ein Coaching wird vermittelt, wenn jemand schon merkt, dass er Hilfe braucht - und den Mut aufbringt, sie aktiv einzufordern. Das sind genau jene Momente, in denen präventiver Einfluss längst verloren ist.
Noch grundlegender ist das Messproblem: Klassische EAP-Lösungen wissen nicht, wer im Unternehmen belastet ist, in welchen Teams sich Erschöpfung aufbaut oder welche strukturellen Faktoren dahinterstecken. Sie können es nicht wissen, weil sie keine Daten erheben. Was folgt, ist ein Angebot ohne Adresse: Ressourcen werden bereitgestellt, aber ohne zu wissen, wo sie tatsächlich gebraucht werden. Das bedeutet in der Praxis, dass die, die Hilfe am dringendsten bräuchten, diese häufig gar nicht in Anspruch nehmen - weil sie die Angebote nicht kennen, weil ihnen die Anonymität fehlt oder weil der Schritt zu groß wirkt. Gleichzeitig verpufft Unterstützungsenergie dort, wo sie nicht prioritär gebraucht wird. Wirksamkeit ist unter diesen Bedingungen kaum messbar.
KI schafft das Fundament, das Coaching wirkungsvoll macht
genau hier setzt die Kombination aus KI und systemischem Coaching an, die mentalport zugrunde liegt. KI übernimmt zunächst die Aufgabe, die kein Mensch allein bewältigen kann: Sie verarbeitet anonymisierte Daten aus den Assessments, erkennt Muster in Belastungsprofilen auf Team- und Abteilungsebene und macht sichtbar, wo sich psychische Erschöpfung aufbaut - lange bevor sie in Ausfällen sichtbar wird. Sie identifiziert, welche Belastungsquellen dominieren: Zeitdruck, mangelnde Anerkennung, unklare Rollenverteilung, soziale Konflikte oder Kontrollverlust. Und sie priorisiert, wo Intervention die größte Wirkung hätte.
Auf dieser Grundlage wird Coaching nicht mehr wahllos angeboten, sondern gezielt ausgesteuert - auf individueller und auf Teamebene. Der Unterschied ist fundamental: Nicht mehr alle bekommen das Gleiche, sondern jeder bekommt das, was zu seiner spezifischen Situation passt.
Die individuelle Health Journey als Kern des Ansatzes
Das Konzept der individuellen Health Journey beschreibt, wie mentalport Unterstützung im Zeitverlauf personalisiert. Kein Mitarbeitender ist in derselben Situation wie ein anderer - weder in Bezug auf sein aktuelles Belastungsniveau noch auf seine Ressourcen, seine bevorzugten Bewältigungsstrategien oder seine Bereitschaft, Hilfe anzunehmen. Ein Mensch in anhaltender Erschöpfungsphase braucht andere Impulse als jemand, der gerade eine Führungsrolle übernommen hat. Jemand mit hohem Autonomiebedürfnis profitiert von anderen Coaching-Formaten als jemand, der vor allem nach sozialer Unterstützung sucht.
Die mentalport-Plattform bildet diese Unterschiede ab. Auf Basis der Assessment-Daten und der kontinuierlichen Mini-Check-ins versteht das System, wo ein Mitarbeitender im eigenen Belastungs- und Ressourcengefüge gerade steht. Die App schlägt entsprechend passende Inhalte vor: Mikro-Coachings, psychoedukative Impulse, Achtsamkeitsübungen, gezielte Einheiten zur Selbstregulation oder Kommunikation im Team. Diese Empfehlungen sind nicht statisch - sie verändern sich mit der Situation. Was jemand in Woche zwei nach einer Restrukturierung braucht, ist ein anderes Angebot als in Woche acht, wenn sich die neue Struktur eingespielt hat.
Der Begriff Journey ist hier bewusst gewählt: Es geht nicht um einmalige Interventionen, sondern um begleitete Entwicklung im Zeitverlauf. Die Plattform lernt mit jedem Check-in dazu und passt die Unterstützung fortlaufend an. Das schafft ein Gefühl von Kontinuität und Relevanz - zwei der wichtigsten Faktoren für die tatsächliche Nutzung von Gesundheitsangeboten im Arbeitsalltag.
Systemisches Coaching dort, wo es wirklich gebraucht wird
Digitale Impulse können vieles leisten - aber nicht alles. Dort, wo komplexe Dynamiken im Spiel sind, Führungskonflikte schwelen, Teams sich im Umbau befinden oder einzelne Mitarbeitende in tiefer Erschöpfung stecken, braucht es menschliche Präsenz und echte Gesprächstiefe. Systemisches Coaching ist der Ansatz, der genau das liefert - ohne zu pathologisieren, ohne Ratschläge zu geben, aber mit dem Blick auf das Ganze.
Systemisches Coaching betrachtet individuelle Anliegen immer im Kontext des umgebenden Systems: Was ist die Rolle dieser Person im Team? Welche Erwartungen trägt sie - von oben, von Kollegen, von sich selbst? Welche Dynamiken im Organisationsgefüge tragen zu der Situation bei? Dieser Blickwinkel ermöglicht nachhaltige Veränderung, weil er nicht an Symptomen arbeitet, sondern an Strukturen und Mustern.
Bei mentalport flankiert systemisches Coaching die digitale Plattform dort, wo die App an ihre natürlichen Grenzen stößt. Die KI zeigt dem Coaching-Team, welche Bereiche besonderer Aufmerksamkeit bedürfen. Der Coach weiß, bevor er das Gespräch beginnt, in welchem Belastungskontext sein Gegenüber arbeitet - ohne die Anonymität zu verletzen. Das Ergebnis sind Gespräche, die schneller in die Tiefe gehen, weniger Zeit mit Erstorientierung verbringen und mehr Zeit für echte Entwicklung haben.
Ein geschlossener Kreis - von der Messung zur Wirkung
Was das System auszeichnet, ist seine Geschlossenheit. KI misst und priorisiert. Die App begleitet individuell. Coaching greift dort ein, wo Tiefe gefragt ist. Führungskräfte und HR sehen im Dashboard, wie sich Belastungsprofile entwickeln, welche Maßnahmen wirken und wo nachjustiert werden sollte. Und beim nächsten Assessment zeigt sich, ob die Interventionen ihren Effekt hatten - messbar, vergleichbar, argumentierbar.
Diese Logik macht mentalport zu mehr als einem Benefit. Es ist ein strategisches Steuerungsinstrument für People Risk - mit dem Ziel, psychische Gesundheit nicht als weiches HR-Thema zu behandeln, sondern als das, was sie ist: eine der zentralen Grundlagen für Leistungsfähigkeit, Bindung und Stabilität in Organisationen.
📌 Lesetipp aus dem mentalport Blog:
In 6 Schritten mit mentalport:
Das ist eine der häufigsten Fragen von HR-Entscheidern - und sie hat eine klare Antwort.
Kosten psychischer Ausfälle pro Unternehmen (vereinfacht):
ROI von mentalport (laut Kundendaten):
mentalport bietet einen kostenlosen ROI-Rechner, der diese Zahlen auf Deine Unternehmensgröße anpasst.
📌 Lesetipp aus dem mentalport Blog:
Viele Unternehmen investieren in betriebliche Gesundheitsförderung und sehen trotzdem keine messbaren Ergebnisse. Der Grund liegt selten am fehlenden Engagement - sondern an einem strukturellen Designfehler klassischer Ansätze. Sie sind linear: Ein Assessment wird durchgeführt, ein Bericht wird erstellt, Maßnahmen werden beschlossen. Dann passiert lange nichts, bis beim nächsten Prüfungszyklus wieder von vorne begonnen wird. Es gibt keine Rückkopplungsschleife. Es gibt keine Verbindung zwischen der Erhebung von Belastungen, der Aussteuerung von Maßnahmen und der Prüfung, ob diese Maßnahmen irgendetwas verändert haben. Das ist kein Managementsystem - es ist ein Dokumentationsprozess.
Die internationale Norm ISO 45003 - die erste globale Richtlinie speziell für psychologische Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz - adressiert genau dieses Problem. Sie fordert kein einmaliges Assessment, sondern ein kontinuierliches Managementsystem, das psychosoziale Risiken fortlaufend identifiziert, bewertet, steuert und überprüft. Die Norm beschreibt damit genau das Prinzip, das mentalport technologisch umsetzt: den Closed Loop.
Ein Closed-Loop-Ansatz funktioniert so: Assessments identifizieren Belastungsmuster. Die Plattform übersetzt diese Muster automatisch in individuell zugeschnittene Maßnahmen. Pulse-Checks messen kontinuierlich, ob und wie sich die Situation verändert. Die gewonnenen Daten fließen zurück in die Risikosteuerung und informieren den nächsten Zyklus. Kein Schritt steht für sich allein. Jeder Datenpunkt hat eine Funktion. Und am Ende lässt sich sagen, was gewirkt hat - und was nicht. Das ist der fundamentale Unterschied zwischen einem Compliance-Dokument und einem wirksamen Steuerungsinstrument.
Ein häufiger Fehler in der betrieblichen Gesundheitsförderung ist die einseitige Fokussierung auf verhaltensorientierte Maßnahmen - Resilienztrainings, Achtsamkeitskurse, Stressbewältigungsprogramme. Diese Angebote sind wertvoll. Aber sie greifen zu kurz, wenn die strukturellen Ursachen der Belastung unverändert bleiben. Wer einem Menschen unter dauerhaft zu hohem Arbeitsdruck Atemübungen beibringt, ohne die Arbeitslast zu senken, adressiert das Symptom, nicht die Ursache.
Professionelles Mental-Wellbeing-Management denkt deshalb auf zwei Ebenen gleichzeitig: Verhältnisprävention und Verhaltensprävention. Verhältnisprävention setzt an den Arbeitsbedingungen selbst an - an Strukturen, Prozessen, Führungsverhalten, Arbeitsorganisation, Kommunikationskultur. Wenn Mitarbeitende dauerhaft durch widersprüchliche Anforderungen, unklare Zuständigkeiten oder fehlende Handlungsspielräume belastet sind, müssen genau diese Verhältnisse verändert werden. Verhaltensprävention hingegen stärkt die individuelle Ressource: Selbstregulation, Stresstoleranz, Kommunikationsfähigkeit, emotionale Stabilität.
Beide Ebenen sind keine Alternativen, sondern Voraussetzungen füreinander. Verhältnisprävention ohne begleitende Stärkung individueller Kompetenzen verändert das Umfeld, ohne die Menschen darauf vorzubereiten. Verhaltensprävention ohne strukturellen Wandel überfordert Mitarbeitende auf Dauer damit, schlechte Arbeitsbedingungen durch persönliche Resilienz zu kompensieren - was langfristig zu tieferem Erschöpfungserleben führt.
Der mentalport-Ansatz ist explizit multilevel gedacht. Die Assessment-Daten zeigen, auf welcher Ebene Handlungsbedarf besteht: Ist es ein strukturelles Problem in der Arbeitsorganisation einer Abteilung - Verhältnisprävention? Oder braucht es vor allem individuelle Begleitung, weil Ressourcen geschwächt sind - Verhaltensprävention? In den meisten Fällen ist beides notwendig, in unterschiedlicher Gewichtung und Sequenz. Die Plattform steuert beides aus: HR bekommt Empfehlungen für organisatorische Maßnahmen, Mitarbeitende erhalten individualisierte Unterstützung über die App, Führungskräfte werden durch Coaching befähigt, beide Ebenen zu verbinden.
Die Perspektive, unter der betriebliche Gesundheitsförderung lange betrieben wurde, war defensiv: Ausfälle vermeiden, Pflichten erfüllen, Risiken minimieren. Diese Sichtweise ist nicht falsch - aber sie ist unvollständig. Unternehmen, die Mental Wellbeing Management auf diesem Niveau betreiben, hören genau dort auf, wo der eigentliche strategische Wert beginnt.
Human Capital - die Gesamtheit der Fähigkeiten, der Motivation, der Kreativität und der Belastbarkeit der Belegschaft - ist die wichtigste nicht bilanzierbare Ressource eines Unternehmens. Ihr Wert ist nicht im Jahresabschluss sichtbar, aber er bestimmt maßgeblich, wie leistungsfähig, innovationsstark und anpassungsfähig eine Organisation tatsächlich ist. Und psychische Gesundheit ist die Grundlage, auf der dieser Wert entweder wächst oder erodiert.
Unternehmen, die Mental Wellbeing aktiv managen, erleben das nicht als Kosten, sondern als Kapitalrendite: Laut McKinsey Health Institute steigern sie ihre Produktivität um mindestens 12%, ihre Mitarbeiterbindung um das 2,5-fache und ihre Arbeitgeberattraktivität um 80%. Das sind keine weichen Wohlbefindensmetriken - das sind Wettbewerbsvorteile.
Hinzu kommt eine neue Berichterstattungsdimension: Mit der zunehmenden Verbreitung von ESG-Anforderungen und der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) werden Unternehmen verpflichtet, über ihre sozialen und Governance-Praktiken öffentlich zu berichten - inklusive der Gesundheit und des Wohlergehens der Belegschaft. Wer kein messbares Mental-Wellbeing-Management betreibt, wird künftig nicht nur intern, sondern auch gegenüber Investoren, Kunden und Talenten erklärungspflichtig. mentalport liefert die Daten, die dafür gebraucht werden: ESG-Reporting ist in die Plattform direkt integriert.
Mental Wellbeing ist damit keine HR-Aufgabe mehr, die neben dem Tagesgeschäft erledigt wird. Es ist eine strategische Steuerungsgröße - mit messbarem ROI, rechtlicher Substanz und direktem Einfluss auf die Zukunftsfähigkeit einer Organisation.
📌 Erfahre mehr über psychische Gesundheit im ESG-Kontext.
Was ist die psychische Gefährdungsbeurteilung (GBU Psyche) und wer ist dazu verpflichtet?
Die GBU Psyche ist ein gesetzlich verpflichtender Prozess nach § 5 ArbSchG, bei dem Arbeitgeber systematisch erfassen, welche psychischen Belastungen im Arbeitsalltag auftreten und welche Maßnahmen dagegen ergriffen werden müssen. Die Pflicht gilt ohne Ausnahme - für jedes Unternehmen ab einem Mitarbeitenden, unabhängig von Branche oder Betriebsgröße. Wer sie nicht durchführt, riskiert Bußgelder durch die Gewerbeaufsicht und haftet bei arbeitsbedingten Schadensfällen.
Wie setzt mentalport die GBU Psyche digital und rechtssicher um?
mentalport führt die GBU Psyche in einem strukturierten 5-Phasen-Prozess in 4-8 Wochen durch. Die Befragung ist vollständig anonym - das erklärt die durchschnittliche Rückläuferquote von über 85%, verglichen mit unter 26% bei klassischen Verfahren. Direkt nach der Befragung werden individuelle Arbeitsschutzmaßnahmen freigeschaltet, die Dokumentation für die Gewerbeaufsicht wird automatisch erstellt. Der Aufwand für HR beträgt unter 5 Minuten pro Woche pro 100 Mitarbeitende.
Was droht, wenn ein Unternehmen die GBU Psyche nicht durchführt?
Arbeitgeber riskieren Bußgelder durch Gewerbeaufsichtsämter sowie arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Beschwerden oder Schadensfällen. Bei Prüfungen muss eine vollständige Dokumentation - inklusive Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle - vorgelegt werden können. Darüber hinaus verlieren Unternehmen ohne systematisches Mental-Wellbeing-Management zunehmend an Arbeitgeberattraktivität im Wettbewerb um Fachkräfte.
Was kostet eine digitale Mental-Health-Plattform für Unternehmen?
mentalport startet ab ca. 3.500 € für 100 Mitarbeitende - inklusive rechtssicherer GBU Psyche und Coaching-App für die gesamte Belegschaft. Zum Vergleich: Klassische Ansätze verursachen allein durch Personal- und Prozesskosten zusätzliche Aufwände von 34.000 € und mehr - ohne individuelle Mitarbeiterunterstützung. Ein kostenloser Mental Health Score gibt ersten Aufschluss über den Handlungsbedarf im eigenen Unternehmen.
Warum erzielen klassische EAPs so selten messbare Wirkung - und was macht mentalport anders?
Klassische EAPs setzen reaktiv ein: Sie warten, bis Mitarbeitende selbst aktiv werden. Da sie keine Daten darüber erheben, wo Belastungen entstehen, können sie nicht gezielt intervenieren - alle bekommen dasselbe Angebot, unabhängig von ihrer tatsächlichen Situation. mentalport dreht diesen Ansatz um: Zuerst werden Belastungsmuster durch wissenschaftlich fundierte, ISO-45003-konforme Assessments sichtbar gemacht. Auf dieser Basis werden Maßnahmen individuell ausgesteuert - anonym, kontinuierlich und messbar.
Was ist eine individuelle Health Journey und wie funktioniert sie bei mentalport?
Eine individuelle Health Journey beschreibt, wie mentalport Unterstützung im Zeitverlauf personalisiert - angepasst an den aktuellen Belastungszustand und die Ressourcen jedes Mitarbeitenden. Auf Basis der Assessment-Daten und kontinuierlicher Mini-Check-ins empfiehlt die App passende Inhalte: Mikro-Coachings, Übungen zur Selbstregulation oder Kommunikationsimpulse. Diese Empfehlungen verändern sich mit der Situation. KI ersetzt dabei kein menschliches Coaching - sie schafft die Datengrundlage, damit systemisches Coaching dort eingesetzt wird, wo es wirklich gebraucht wird.
Wie integriert sich mentalport in Microsoft Teams und bestehende HR-Systeme?
mentalport ist nativ mit Microsoft Teams und Slack kompatibel - Mitarbeitende können die App direkt im vertrauten Arbeitsumfeld nutzen, ohne separate Anmeldung. Zusätzlich ist eine optionale HRIS-Integration verfügbar. Der technische Roll-out ist in der Regel in wenigen Stunden abgeschlossen und wird vollständig durch mentalport begleitet.
Wie macht mentalport den Erfolg von Mental-Wellbeing-Maßnahmen messbar?
Das mentalport-Dashboard zeigt in Echtzeit, wie sich Belastungsprofile auf Team- und Abteilungsebene entwickeln - im Vergleich zum Vorquartal oder Vorjahr. Kontinuierliche Pulse-Checks liefern Signale zwischen den Assessment-Zyklen: Schlagen Maßnahmen an? Entstehen neue Belastungsmuster? HR kann gegensteuern, bevor Trends zu Krisen werden. Zusätzlich liefert mentalport die Kennzahlen für ESG-Reporting nach CSRD direkt aus der Plattform.
Was ist ISO 45003 und warum ist sie für Unternehmen relevant?
ISO 45003 ist die erste internationale Norm speziell für psychologische Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Sie geht über das deutsche Arbeitsschutzgesetz hinaus: Statt einer einmaligen Dokumentationspflicht fordert sie ein kontinuierliches Managementsystem zur Identifikation, Bewertung und Steuerung psychosozialer Risiken. Für Unternehmen mit internationalen Standorten oder ESG-Anforderungen ist ISO-45003-Konformität ein zunehmend relevanter Qualitätsnachweis. mentalport richtet seine Assessments explizit nach ISO 45003 aus.
Was ist der Unterschied zwischen Verhältnisprävention und Verhaltensprävention?
Verhaltensprävention stärkt die individuelle Ressource: Resilienz, Stresstoleranz, Selbstregulation. Verhältnisprävention verändert strukturelle Arbeitsbedingungen: Arbeitsorganisation, Führungsverhalten, Handlungsspielräume. Beide Ansätze sind notwendig - keiner ersetzt den anderen. mentalport steuert beide Ebenen aus: Die Assessment-Daten zeigen, ob der Haupttreiber struktureller Natur ist - dann folgen Empfehlungen für HR. Oder ob individuelle Ressourcen geschwächt sind - dann greift die Coaching-App mit personalisierten Inhalten.
Wie zahlt Mental Wellbeing Management auf ESG und Human Capital ein?
Mit der CSRD werden Unternehmen verpflichtet, über Gesundheit und Wohlbefinden der Belegschaft öffentlich zu berichten. Gleichzeitig ist psychische Gesundheit die Grundlage des Human Capital: Unternehmen, die Mental Wellbeing aktiv managen, steigern Produktivität um mindestens 12%, Mitarbeiterbindung um das 2,5-fache und Arbeitgeberattraktivität um 80%. mentalport liefert alle dafür relevanten Kennzahlen direkt aus der Plattform - ohne zusätzlichen Dokumentationsaufwand.
Psychische Belastung am Arbeitsplatz ist kein Soft-Skill-Thema mehr. Sie ist ein messbares, steuerbares Unternehmensrisiko mit konkreten Kosten, klaren gesetzlichen Pflichten und nachweisbarem ROI bei professionellem Management.
mentalport ist Dein Partner dafür:
Deine nächsten Schritte:
_11zon.jpg)
Tim Kleber ist CEO und Co-Founder von mentalport. Als Maschinenbauingenieur, Wirtschaftspsychologe und Data Scientist verbindet er technische Präzision mit psychologischer Expertise. Seine Spezialisierung: psychische Gefährdungsbeurteilung (GBU Psyche) nach §5 ArbSchG und ISO 45003-konforme Implementierung in Unternehmen. Nach eigener Auditor-Erfahrung im Arbeitsschutz entwickelte er mit dem Team mentalports anonyme Infrastruktur für Mental Wellbeing Management - heute genutzt von über 50 Unternehmen zur Reduktion psychisch bedingter Ausfallzeiten und den aktiven Wellbeing Management.
Folge Tim auf LinkedIn, um keine Experten-Einblicke in mentale Gesundheit am Arbeitsplatz zu verpassen.
Jetzt unverbindlich & kostenlos starten
.png)
